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Une stratégie gagnante… et le processus qui la sous-tend

  • Publié il y a 2 ans
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Au sein d’une organisation, chaque équipe, quelle que soit sa taille, a un rôle à jouer dans le succès global de l’entreprise. De nos jours, l’on attend de plus en plus de tous les membres de l’équipe dirigeante qu’ils collaborent entre eux et avec les différentes équipes pour collecter les données pertinentes auprès de tous les départements opérationnels, afin d’éclairer leurs décisions relatives à l’affectation des ressources, aux budgets et aux investissements. C’est dire si l’obtention des informations adéquates, sous la forme voulue et au moment opportun, est vitale pour leur travail.

De nombreuses entreprises sont noyées sous l’accumulation de paperasses, un fléau qui ralentit notablement la prise des décisions. Or, au sein de l’environnement de plus en plus compétitif actuel, la prise rapide de décisions représente une excellente manière de s’imposer et de prendre l’avantage sur la concurrence. Des retards dans ce domaine peuvent engendrer d’importants problèmes, en pesant sur la productivité et la motivation du personnel.

Mais à quoi ces retards sont-ils dus ? Un des problèmes réside dans la médiocre gestion des données. Il arrive souvent que des membres du personnel perdent un temps considérable à retrouver des informations qui sont nécessaires rapidement. C’est ainsi, par exemple, qu’une facture papier fournie au département financier trouve son origine dans une commande électronique (et conservée dans les archives informatisées du système comptable). Il existe ainsi trois documents connexes, sous autant de formes différentes et tous sauvegardés en des endroits différents. Si un problème se pose au niveau de la commande ou d’une question du client, sa solution peut exiger plusieurs jours, car les employés sont forcés de rechercher des documents isolés, en des endroits distincts.

Dans un monde idéal cependant, les employés ne devraient pas consacrer des heures à trouver des informations, surtout si ces informations sont nécessaires pour résoudre un problème potentiel ou pour répondre à la question d’un client. L’accent ne devrait pas être mis sur la récupération des données, mais bien sur leur utilisation.

Pour les chefs de département, la clef de décisions stratégiques rapides et précises réside dans la capacité d’assurer la saisie et le classement de toutes les informations liées entre elles sous la forme de documents électroniques faciles à trouver. Les différents départements peuvent être interconnectés par la numérisation des documents et leur regroupement au sein d’une seule base de données centralisée, sécurisée et actualisée, couvrant tout l’éventail des activités commerciales de l’entreprise. La saisie des documents permet en outre de classer ceux-ci sous toutes les formes utile, ce qui permet aux utilisateurs de les retrouver sur base de différents critères. Des technologies telles que la reconnaissance des caractères et le marquage des métadonnées permettent de surcroît la classification adéquate des ressources, ce qui rend la recherche et l’identification presque instantanées.

Tout cela peut non seulement accroître la productivité du personnel, mais garantit en outre que la récupération de documents ne constitue qu’une étape dans le processus de collecte de données, plutôt qu’un processus en soi.

L’accroissement de la dépendance professionnelle par rapport aux données va de pair avec l’importance accrue de la précision de celles-ci et de la gestion efficace des informations dans tous les départements de l’entreprise. Une gestion et un système de saisie solides des documents permettent non seulement d’améliorer le déroulement du travail, mais aussi de renforcer les capacités de prise de décisions des responsables d’un processus essentiel pour accroître leur influence auprès du Conseil d’administration. Une telle solution ne doit dès lors pas uniquement être considérée comme un outil en faveur de l’efficacité, mais également comme un outil stratégique important.