Dans quelle mesure votre bureau est-il numérique ?

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42 % des infrastructures existantes répertoriées sont considérées comme un obstacle à une transformation optimale, découvrez comment numériser votre entreprise.

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Votre bureau est-il numérique ?

Nous sommes aux prises avec l'essor de la transformation numérique, et les entreprises de tous les pays tentent de bénéficier des richesses promises à la fin du processus. Malgré cela, la réalité semble indiquer que les entreprises ne constatent pas le retour sur investissement prévu. En 2016 un sondage CIO par Couchbase a révélé que 90 % des projets de transformation numérique ont permis uniquement des améliorations mineures, en dessous des attentes, ou ont complètement échoué. IDC a prévu que 70 % des initiatives de transformation numérique seront encore vouées à l'échec un an plus tard.

L'aspiration et la motivation sont des atouts importants pour les entreprises qui souhaitent se transformer. Cependant, beaucoup se rendent compte que la transformation numérique n'est pas instantanée. Alors, comment les entreprises peuvent-elles élaborer des plans réalistes et éviter toute déception ?

Modernisation des systèmes anciens existants

Le nœud du problème, c'est que la plupart des entreprises doivent composer avec une infrastructure encombrante basée sur les systèmes hérités. Cette année, les recherches* révèlent que 42 % des entreprises ont indiqué qu'il s'agissait d'un des trois principaux obstacles auxquels elles ont dû faire face en matière de transformation numérique. Actuellement, les organisations opèrent dans un cadre concurrentiel et dynamique qui favorise l'agilité et elles subissent de plus en plus de pression pour moderniser et migrer les systèmes de base pour les rendre plus agiles.

*Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018

Évaluer votre maturité numérique

L'une des façons les plus importantes de préparer votre entreprise à une transformation réussie est de connaître précisément là où elle se situe actuellement en termes de maturité numérique. Ce paramètre est susceptible de varier d'un département à l'autre. Alors que les employés de bureau connaissent souvent plusieurs processus digitaux dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les départements des finances et des RH sont généralement plus fidèles aux processus sur papier. En évaluant la maturité numérique à l'échelle de l'entreprise, il est possible de comprendre par où commencer et comment prioriser.

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Les étapes de la transformation numérique

Numérique
Les entreprises en début de parcours peuvent avoir des processus principalement manuels, se conformant à la demande de processus numériques uniquement lorsque nécessaire. Les cabinets d'avocats en sont un bon exemple. Ils sont généralement submergés par les papiers et doivent donc consacrer énormément de temps pour leur gestion. 

Les entreprises de cette catégorie doivent viser la numérisation de davantage de processus, en particulier la numérisation et l'enregistrement de documents. La capacité de rechercher numériquement une pile de papiers et de retrouver instantanément des documents peut permettre aux cabinets d'avocats d'économiser un temps extrêmement précieux.

Automatisation des processus
L'automatisation est de plus en plus mise en place dans le milieu du travail afin de supprimer les tâches banales et répétitives qui prennent un temps précieux. Pour les entreprises qui ont déjà adopté la numérisation à une échelle assez importante, l'automatisation des processus métiers est la prochaine étape. L'automatisation des tâches telles que le tri du courrier, les demandes du service client et les signatures numériques peut aider les entreprises à simplifier les flux de travail et à améliorer leur efficacité. 

Optimisation
Pour les entreprises affichant un niveau de maturité maximal, l'optimisation des processus métier doit être l'objectif à atteindre. Il est important de prendre en considération la cohésion au sein de l'entreprise : la transformation doit se concentrer sur la hiérarchisation des services où les processus peuvent être optimisés pour assurer des normes plus élevées en matière d'expérience client.

Les entreprises ne peuvent pas se transformer en un tour de main et doivent fixer des objectifs réalistes lors de la planification de la transformation. La première étape consiste à comprendre parfaitement le stade de maturité de votre entreprise, avant de décider où se trouvent les opportunités et les priorités pour l'avenir. Un peu comme la fable du lièvre et de la tortue, la clé du succès est lente mais constante.

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