Les flux de travail automatisés sont-ils l'avenir du service financier ?

Obstacles à l'automatisation

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs est un processus de transformation non seulement compliqué, mais aussi coûteux. Cela n'a pas échappé à l'attention des cadres dirigeants, comme le décrit le rapport de l'AIIM : finance et comptabilité en 2017 sur l'automatisation des flux de travail d'information principaux, en partenariat avec Canon. En réalité, 25 % des professionnels de la finance sont convaincus que l'adoption d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs n'aurait aucun effet visible sur les coûts de traitement des factures. Toutefois, 23 % prédisent que le déploiement d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs permettrait de réduire les coûts de 15 à 20 %, et 22 % s'attendent à des réductions de coûts de facturation de 25 à 50 %. Pourquoi, dès lors, les avantages concrets de l'automatisation sont-ils ignorés ?

De toute évidence, quelque chose n'est pas logique concernant l'automatisation des services financiers. Cependant, l'image devient plus claire lorsque l'on considère que ceux qui ont déjà investi dans le processus d'automatisation émettent des commentaires positifs, conformes à tous les objectifs que les services financiers cherchent à atteindre : 28 % ont rapporté des réductions de coûts de 25 à 50 % après avoir adopté une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Vingt-quatre pour cent des entreprises automatisées ont signalé avoir obtenu un retour sur investissement dans les 3 premiers mois ou moins, tandis que 36 % ont obtenu un retour sur investissement dans un délai d'un an. Ces résultats, toutefois, ne semblent toujours pas suffisants pour convaincre les entreprises qui hésitent à s'adapter au processus d'automatisation.
Mais le coût n'est qu'une partie du problème. La culture semble, elle aussi, entraver le renouveau des services financiers. Alors qu'un tiers (29 %) des organisations pointent du doigt un manque de moyens pour expliquer l'arrêt de leurs projets d'automatisation, 27 % sont freinées par des préoccupations concernant la gestion du changement. Bien sûr, la transition peut être pénible pour certains, mais si les services financiers souhaitent devenir un centre productif et proactif pour les entreprises, il est impératif qu'ils acceptent la restructuration numérique.

Les dirigeants doivent montrer la voie de l'automatisation

Cependant, l'obstacle le plus difficile à surmonter est celui de l'héritage. Vingt-deux pour cent des cadres supérieurs décrivent l'automatisation comme une solution qui n'est « ni personnalisable, ni conforme à leurs priorités actuelles ». S'en suit une réticence à mener à bien les projets d'automatisation. En outre, 23 % signalent que le fait de jongler avec plusieurs projets rend leur hiérarchisation particulièrement difficile. Cette réticence des principaux dirigeants à soutenir véritablement l'automatisation est évidente. Un quart (27 %) des employés citent la nécessité d'avoir l'attention et le soutien des cadres dirigeants comme un obstacle important pour obtenir l'approbation des projets d'automatisation de la comptabilité fournisseurs/clients, bien que des processus avancés pourraient considérablement améliorer leur rendement.

Enfin, les cadres dirigeants doivent être convaincus du potentiel de l'automatisation avant de s'engager dans un projet de transformation. Certains sont déjà convaincus des avantages, comme des reconversions plus rapides (46 %), une meilleure précision (46 %) et l'amélioration de la saisie des données (35 %), mais cela reste décourageant pour les entreprises qui ont peu d'expérience en matière de numérique. Les équipes financières doivent donc s'attacher à monter un solide dossier en faveur de la transformation, en se concentrant en premier lieu sur les processus qui auront le plus d'impact sur l'entreprise et nécessitent un minimum d'investissement. Une fois les cadres dirigeants convaincus des avantages, une stratégie d'automatisation plus ambitieuse pourra ensuite être déployée.

Si les services financiers souhaitent un jour être considérés comme un service innovant à part entière, inscrit dans la volonté des entreprises d'aller de l'avant, ils doivent travailler dur pour changer leur réputation de gratte-papiers. Cette occasion se présente aujourd'hui. L'automatisation a le potentiel de transformer, peut-être plus que tout autre service, le service financier, et par là même de dépoussiérer sa réputation.