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Garantir une gestion des informations plus pertinente, efficace et conforme

Les entreprises collectent et gèrent plus de données que jamais. Traditionnellement, les services RH sont amenés à gérer les contrats, les salaires et les informations relatives aux retraites, mais les avancées technologiques numériques signifient que les principaux services RH mesurent et collectent des informations provenant de nombreuses autres sources, de l'impact des réseaux sociaux jusqu'aux données de productivité.

Cependant, tous les services RH n'ont pas cette longueur d'avance. En réalité, de nombreux services RH ont du mal à démarrer leur transformation numérique et cherchent encore à faire leurs premiers pas vers cette transformation. Il n'a jamais été aussi important de prendre soin de bien établir les bases, car une mauvaise gestion des informations peut faire encourir aux services des sanctions liées au RGPD. Quelles sont les étapes permettant de garantir une gestion des informations plus pertinente, efficace et conforme ?

Étape 1 : garantir la conformité

La conformité doit être la priorité de chaque service RH, en particulier après l'introduction du RGPD. Même si la discrétion a toujours été prise au sérieux, le non-respect de la protection des informations sensibles peut désormais entraîner de lourdes amendes pour une entreprise. Les services RH détiennent certaines des données les plus sensibles au sein de l'entreprise, des adresses personnelles jusqu'aux plaintes pour harcèlement.

Les informations sensibles ne peuvent plus simplement être stockées dans des tiroirs fermés à clé. Alors qu'une clé et un verrou étaient auparavant considérés comme suffisamment sûrs, nous vivons désormais dans un monde numérique. En matière d'audit et de conformité, les entreprises doivent être en mesure de démontrer rapidement et efficacement les informations dont elles disposent. Comment une entreprise peut-elle prétendre être conforme au RGPD si elle n'est pas réellement certaine des informations qu'elle stocke au sein de son organisation ? Il s'agit d'un défi majeur pour les entreprises qui continuent de fonctionner en grande partie avec des flux de travail sur support papier. Elles ne sont pas en mesure d'effectuer de recherche dans toutes les archives papier qu'elles détiennent ou indiquer avec certitude le nombre de copies existantes.

En comparaison, les entreprises qui utilisent des flux de travail exclusivement numériques disposent d'une plus grande transparence sur les informations stockées, leur emplacement et les personnes habilitées à y accéder. L'introduction de flux de travail numériques peut aider les RH à mettre en place des pratiques conformes au sein du service, mais aussi à les appliquer dans toute l'entreprise.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Étape 2. Gagnez en efficacité

La conformité est peut-être la priorité absolue, mais l'efficacité ne doit pas être oubliée. Les entreprises s'intéressent de plus en plus à la mesure des processus RH. Quelle est l'implication des employés ? Quelle est leur productivité ? Existe-t-il des causes récurrentes au départ d'employés ? Au fur et à mesure qu'augmente la quantité de données collectées, les services RH consacrent encore plus de temps à leur gestion et à leur traitement.

Les entreprises doivent encourager les stratégies RH axées sur les données. Cependant, sans la mise en place de structures adéquates, le personnel des RH est submergé par la saisie de données et la gestion fastidieuse. Dans cette optique, les responsables RH doivent prendre en compte leurs flux de travail actuels et déterminer si ce modèle est adapté pour prendre en charge les nouvelles fonctions.

Par exemple, les flux de travail actuels sont-ils déjà plus chronophages qu'ils ne devraient l'être ? Cela empêche-t-il votre service d'adopter une stratégie des données plus efficace ? De plus, les nouvelles tâches entraîneront-elles un travail manuel supplémentaire pour l'équipe RH ? Souvent, il s'avère que les services RH ne sont pas prêts pour ces nouvelles fonctions, car ils travaillent déjà au maximum de leurs capacités.

Dans cette situation, les entreprises doivent réfléchir à l'aide que peuvent apporter les outils numériques et d'automatisation. Grâce à la mise en œuvre de ces technologies, les entreprises peuvent réduire le temps consacré aux tâches administratives à faible valeur ajoutée. Cela améliore l'efficacité des équipes RH aujourd'hui, en plus de mettre en place une structure permettant la prise en charge à l'avenir des capacités plus complexes et axées sur les données.

Étape 3 : générer de la valeur ajoutée

Les entreprises les plus avancées dans leur transformation numérique doivent réfléchir à la manière dont elles peuvent générer le plus possible de valeur ajoutée à partir des données. Actuellement, de nombreux services RH n'exploitent pas pleinement le potentiel de leurs données : plus de 97 % des services RH procèdent à des mesures, mais 95 % rencontrent des difficultés avec ce processus, souvent en raison de l'incertitude quant aux mesures à effectuer.

Les entreprises ne devraient pas gaspiller de ressources sur l'analyse de facteurs standards parce qu'elles se sentent obligées de le faire. L'analyse des données doit être conçue pour résoudre des difficultés d'entreprise spécifiques. Pour commencer, il est important de connaître ces difficultés : par exemple, les employés ont-ils tendance à partir après un certain temps passé en poste ? Les entreprises doivent ensuite analyser les circonstances qui conduisent les employés à quitter une entreprise et, une fois les raisons identifiées, chercher à les résoudre.

Les entreprises évoluent pour être davantage axées sur les données. De ce fait, les services internes sont tenus de s'adapter et prendre de nouvelles responsabilités. Cependant, les responsables RH devront jouer un rôle clé dans la gestion de ce processus pour leur service. Malgré les autres priorités internes des parties concernées, la conformité doit toujours être au centre du processus, en raison des informations sensibles qui sont fréquemment traitées. De plus, la transformation du service RH ne peut pas se limiter à de simples cases à cocher. Les responsables RH doivent plutôt s'assurer que les structures et processus appropriés sont en place pour aider les équipes RH à être aussi efficaces que possible, afin de leur permettre de se concentrer sur l'atout le plus précieux de l'entreprise, ses employés.

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