La pile de papiers : pourquoi il faut y mettre fin

Les petites entreprises et les indépendants sont l'épine dorsale de l'économie européenne. Souvent, pourtant, ils doivent supporter une charge administrative telle qu'ils n'ont plus le temps de se concentrer activement sur l'essentiel de leur métier. Mais plutôt que de se lamenter sur le poids de ces tâches supplémentaires, les dirigeants de PME et de micro-entreprises devraient s'interroger : peut-être est-il possible de gagner du temps en instaurant des processus plus efficaces ? Peut-être pourrait-on tirer parti de ce temps gagné ?

Malgré tous vos efforts, votre liste de choses à faire ne cesse de s'allonger. Chaque jour, des heures de votre temps semblent s'évanouir sans résultat concret. Si vous êtes dans cette situation, vous n'êtes pas seul : d'après de récentes enquêtes, l'administration, la paperasse et la bureaucratie sont les premiers consommateurs de temps dans les petites entreprises.

À en croire un rapport rédigé par ICM à la demande de Canon Europe, un chef d'entreprise sur cinq consacre le plus clair de son temps à l'administration. Mieux : 31 des propriétaires de SME et des indépendants européens voient dans les formalités et l'administration un des principaux défis pour leur entreprise.

Plus d'un tiers des dirigeants, révèlent les recherches, souhaitent passer davantage de temps à développer leur activité plutôt que de faire de l'administration ou de la comptabilité ; 28 pour cent aimeraient libérer du temps pour la clientèle et le service au client. Ce n'est pas une surprise quand on sait qu'un cinquième des décideurs consacrent la majeure partie de leur temps à l'administration et aux papiers.

Conduire une entreprise n'est pas une mince affaire ; les responsables sont poussés à se montrer plus agiles, à faire plus avec moins. Les ressources financières étant limitées, et l'effectif humain aussi, les associés et propriétaires supportent presque à eux seuls la charge des opérations journalières générales, de l'administration et de la gestion documentaire. Pourtant, pour être rentable, une organisation doit être productive. Mais la productivité est hors de portée du chef d'entreprise constamment distrait de ses fonctions essentielles – la croissance de l'activité et le service à la clientèle – pour lutter contre une vague de papier sans cesse régénérée. 

L'administration de l'entreprise, bien que située au bas de la liste des priorités, devrait être abordée suivant le processus en quatre points qui régit les autres décisions plus critiques :
1. S'arrêter pour identifier les problèmes et les frictions
2. Étudier et évaluer les alternatives
3. Acquérir et implémenter des solutions adéquates
4. Évaluer le succès et aborder les problèmes suivants

Chaque entreprise – c'est important – doit déterminer ses propres difficultés et choisir les solutions de gestion de l'information qui lui conviennent le mieux : ce qui fonctionne pour l'une ne marche pas toujours aussi bien chez l'autre. Prenons par exemple une agence immobilière dont les employés vont et viennent sans cesse ; les besoins sont très différents dans une entreprise de RH dont les collaborateurs passent presque tout leur temps à leur bureau.

La réponse aux problèmes administratifs des PME et des indépendants pourrait bien se trouver à l'extérieur : l'externalisation est une voie à envisager. Les chefs d'entreprise français sont les plus disposés (35 pour cent) à externaliser leur informatique ; environ deux tiers des répondants français ont le sentiment de consacrer un temps raisonnable à leurs fonctions IT. Les chiffres sont proches en Espagne : un tiers (32 pour cent) externalise et 61 pour cent sont satisfaits du temps passé à gérer l'informatique. Mais les micro-entreprises et les indépendants qui préfèrent s'occuper seuls de leurs affaires ont besoin d'une autre solution.

Une alternative interne consiste à implémenter un processus efficace de gestion de l'information, un processus qui aide l'entrepreneur à numériser, analyser et archiver les documents et données de diverses sources. L'investissement dans une technologie en réseau fiable peut faire gagner du temps et de l'argent aux petites entreprises qui cherchent des solutions fonctionnelles pour leurs opérations journalières. Ces solutions permettent de continuer à travailler en déplacement pour mieux exploiter tout le temps disponible.

Dans les start-ups et les petites organisations sans système IT centralisé, plus le document papier est converti rapidement en un fichier électronique, plus il est traité avec économie, efficacité et exactitude. Les professionnels de la santé, par exemple, pourront améliorer leur efficacité générale en scannant les notes du dossier du patient plutôt que de les retranscrire avant de les enregistrer dans le système. Ils passeront plus de temps avec le patient.

Flexibilité et dynamisme dans la prise de décision sont les secrets de l'entreprise qui réussit et qui se développe. Trop souvent, un excès de papier et d'administration étouffe la croissance en accaparant du temps et des ressources au détriment des activités génératrices de revenus et de la productivité. En réduisant le fardeau administratif, le dirigeant d'une petite entreprise peut consacrer davantage de temps aux opportunités de croissance.

Lorsque l'information circule mieux, le propriétaire et ses employés sont libres de se concentrer sur les deux aspects de l'organisation qui importent le plus : le service au client et le développement de l'activité. Après tout, un client content est un client fidèle.