Êtes-vous préparé à un avenir où le travail à distance serait la norme ?

Bien que l'avenir ne soit peut-être pas figé, nous savons qu'il est plus que jamais nécessaire de passer à la numérisation. Autrement dit, pour survivre dans un environnement qui, semble-t-il, sera amené à fluctuer pendant un certain temps, vous devrez disposer de la technologie et de l'infrastructure appropriées. Le moment est venu pour votre entreprise de passer à la vitesse supérieure et de donner à vos équipes les moyens d'investir dans des technologies et des systèmes qui favorisent un mode de travail plus flexible.

Mais dans quelle mesure votre entreprise était-elle prête à adopter le télétravail avant que ces mutations imprévues ne se produisent dans le monde ? Êtes-vous prêt à évoluer vers une organisation plus adaptée à cette « nouvelle norme » à long terme ? Rien qu'au Royaume-Uni, moins de 50 % des employés de bureau ont confiance dans l'infrastructure actuelle de leur entreprise pour soutenir des pratiques de télétravail sécurisées et productives¹. Et ce n'est pas surprenant quand on sait que le niveau de maturité en matière de transformation numérique diffère d'une entreprise à l'autre. Le monde des entreprises tel que nous le connaissons offre une grande variété d'environnements de travail modernes et hybrides, où documents papier et documents numériques coexistent.

Ainsi, bien que de nombreuses entreprises ne s'y soient peut-être pas préparées, la situation actuelle va les y contraindre. Mais cela n'implique pas nécessairement des changements complexes et coûteux. Face à l'opportunité de bénéficier véritablement d'une main-d'œuvre distante plus régulière, par quoi devez-vous commencer ?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Considérations pour favoriser le télétravail à plus long terme

Si vous souhaitez favoriser le télétravail à plus long terme, votre entreprise doit disposer d'un écosystème qui encourage une approche axée sur le numérique. Pour ce faire, vous devez tenir compte de quatre éléments importants :

1) Technologie : de toute évidence, c'est l'élément le plus important dont vous devez tenir compte. Vos choix technologiques seront le facteur déterminant la réussite ou l'échec de votre organisation de travail à distance. L'infrastructure, les périphériques physiques et les outils numériques que vous choisissez pour vos collaborateurs doivent tous reposer sur la flexibilité.

Et cela ne se résume pas à passer d'ordinateurs de bureau restrictifs à un parc d'ordinateurs portables. Supposez que vous travailliez dans le secteur de la justice ou de l'éducation, la nature même de votre activité quotidienne signifie que l'accès à un périphérique d'impression et de numérisation professionnel peut devenir une exigence aussi importante que l'utilisation d'un ordinateur portable, à domicile ou dans un espace de bureaux partagés.

Réfléchissez aux solutions simples susceptibles d'aider votre équipe à accomplir son travail et à se familiariser avec les services Cloud. Plus les outils que vos collaborateurs à distance utilisent sont conviviaux, plus ils seront réactifs et moins vous serez susceptible d'être confronté à des risques coûteux liés au fait que vos employés utilisent leurs outils professionnels et des solutions destinées aux particuliers.

Et n'oubliez pas la maintenance et l'entretien. Des relations solides au sein de votre service informatique sont indispensables pour garantir l'application des mises à jour et des correctifs appropriés au bon moment.

2) Outils de collaboration : les outils que vous sélectionnez pour traiter vos informations stratégiques doivent être étroitement associés à l'infrastructure et aux périphériques choisis. Quelle qu'ait été votre capacité de collaboration avant la situation actuelle, il est certain que la mise en place d'une solution de gestion de l'information solide sera essentielle pour réussir le déploiement d'une infrastructure de télétravail.

C'est précisément dans ce domaine que les solutions Cloud peuvent apporter un avantage certain à votre entreprise. Vous devez prendre le temps de passer en revue le système dont vous disposez actuellement, surtout si vous utilisiez tout ce qui était à votre disposition pour diriger votre activité dans l'urgence, et de rechercher une solution qui répondra à tous vos besoins en matière de flux de travail et de sécurité pour gérer vos informations d'entreprise.

Vous devrez également mettre en place des programmes de formation pour assurer la pérennité de vos collaborateurs. Pour tirer pleinement parti de vos investissements rapidement, vous devez faire en sorte que vos employés soient opérationnels dès que possible.

3) Combler l'écart entre le papier et le numérique : bien qu'il soit théoriquement facile d'aborder l'intégration à une solution Cloud afin de mettre en place des pratiques de télétravail, comment procéder si vous n'en êtes encore qu'au début de votre transformation numérique et que vous utilisez massivement des processus matérialisés ? Avez-vous souffert des conditions liées au confinement sans pouvoir accéder aux fichiers et démarrer des flux de travail numériques ?

Chaque entreprise est différente. Il n'y a donc aucune approche universelle dans ce cas, mais vous devez commencer par réfléchir à une stratégie qui vous permettra de déterminer l'objectif que vous souhaitez atteindre et attribuer un calendrier approprié. Il est essentiel de garder votre calme et ne pas vous stresser. En réalité, vous devrez trouver un juste équilibre entre l'infrastructure actuelle et les processus papier et numérique dont vous disposez déjà. Axez ainsi vos efforts sur une intégration fluide, et non sur le remplacement de l'infrastructure ou des processus existants.

4) Déploiement : si nous considérons que les informations sont au cœur de chaque entreprise, la capacité d'exploiter efficacement leur flux en termes de saisie, de transfert et d'accès illustre clairement la réussite d'une entreprise. À une époque où la continuité est essentielle, vous comprenez pourquoi l'association d'une technologie adaptée, d'outils de collaboration et d'une gestion productive des processus documentaires est si essentielle pour votre entreprise.

Proposez à vos employés une configuration robuste et conviviale. Vous découvrirez alors des gains de productivité et un impact sur les résultats tout simplement inégalés.