Diegem, 24 juin 2024 – Selon une nouvelle étude réalisée par Canon Europe, seul un décideur en matière de solutions informatiques (IT Decision Maker, ITDM) sur quatre se sent très confiant à l’approche d’un audit. Les personnes interrogées expriment des inquiétudes quant aux processus de gestion de l’information et des données de leur entreprise. Les résultats de l’enquête menée auprès de 1 709 ITDM dans sept marchés (Royaume-Uni, France, Allemagne, Italie, pays nordiques, Pays-Bas et Espagne) révèlent des lacunes criantes dans les outils numériques de nombreuses entreprises aujourd’hui, ce qui souligne le manque de visibilité et de contrôle que les ITDM ont sur les processus d’information et de documentation, un aspect pourtant essentiel de leurs fonctions.
Inquiétudes face à l’audit : Quand la nervosité témoigne d’un manque de préparation numérique, selon une étude de Canon
Marc Bory, Vice-président, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation chez Canon Europe, précise : « Les technologies émergentes redéfinissent actuellement ce qui est réalisable dans un environnement de travail hybride dans lequel l’information est échangée à la fois sous forme numérique et sur papier, ce qui s’accompagne de nouvelles attentes. L’information joue un rôle essentiel dans ce contexte. Elle peut être un facteur déterminant de la capacité des entreprises à s’adapter et à répondre à ces nouvelles opportunités. Pourtant, notre étude montre que les inquiétudes liées à la gestion et à la protection des données, ainsi que le manque de productivité dans la gestion des processus documentaires, empêchent les équipes informatiques d’exploiter tout le potentiel de leurs informations pour augmenter la valeur globale de l’entreprise ».
L’anxiété liée aux données
Le niveau de confiance des responsables informatiques avant un audit témoigne clairement d’une anxiété liée à la gestion des données. Interrogés sur la raison de ces inquiétudes, les décideurs ont cité deux thèmes récurrents : le manque de contrôle sur le comportement des salariés et le manque de visibilité des documents et des données, deux aspects clés.
Ces préoccupations sont légitimes. Plus d’un tiers (36 %) des dirigeants déclarent soupçonner ou avoir connaissance du fait que les salariés ne respectent pas toujours les règles de conformité (notamment le RGPD), tandis qu’un ITDM sur cinq (17 %) a mentionné avoir subi une faille de sécurité accidentelle due à un salarié au cours de l’année écoulée. Cette situation crée des tensions en interne : plus de la moitié des personnes interrogées déclarent que la sécurité informatique occupe une grande partie de leur journée de travail.
L’atténuation des risques, en particulier en ce qui concerne la sécurité informatique et la conformité, continue d’être une priorité pour les responsables informatiques. Quelque 60 % des ITDM citent la sécurité parmi leurs trois principaux défis, et elles occupent la première place pour plus d’un quart d’entre eux (28 %).
Absence de réels progrès numériques
Les ITDM semblent avoir confiance dans leur maturité numérique, 78 % d'entre eux estimant que leur entreprise est déjà mature en termes de processus numériques, ce qui signifie qu’ils gèrent des processus numérisés et automatisés. Dans son ensemble, l’étude dépeint néanmoins une image différente.
• Les entreprises se trouvent dans une situation similaire à celle de 2022 en ce qui concerne le suivi, l’accès, le partage et la suppression de documents à des fins d'audit.
• Les droits d’accès automatiques aux documents - la fonctionnalité la plus courante - ne sont utilisés que dans 53 % des entreprises, ce qui signifie que l’adoption complète de l’automatisation de la gestion des processus d’information et de documentation est encore loin d’être acquise.
• Quelque 28 % des salariés doivent encore remplir systématiquement des documents organisationnels standardisés à la main, et 26 % d’entre eux commettent des erreurs ou des incohérences en raison des silos de données.
• Un dirigeant sur dix a abandonné des projets de mise en œuvre au cours des deux dernières années. Les difficultés liées à la mise en œuvre sont les problèmes de compatibilité (28 %), les retards (27 %) et les défaillances permanentes de la nouvelle technologie (21 %).
Si les avantages que le numérique peut apporter à une entreprise sont évidents - la quasi-totalité de celles qui ont mis en œuvre l’automatisation (99 %) font état d’une valeur allant bien au-delà de la conformité, notamment une efficacité accrue (37 %), une amélioration de l’expérience des employés (35 %) et un renforcement de l’expérience client (34 %) - ces gains potentiels ne sont pas pleinement exploités.
Bien que la gestion de l’information soit évidemment un facteur d’augmentation de la productivité - 37 % des responsables informatiques soulignent qu’il s’agit d’un avantage clé, de nombreux ITDM n’exploitent pas pleinement les solutions de gestion documentaire disponibles. Ce manque de progrès numérique entrave le potentiel des équipes informatiques et crée un obstacle à la valeur ajoutée qu’elles peuvent apporter.
Tori Miller Liu, Présidente et Directrice générale de l’Association for Intelligent Information Management (AIIM), explique : « Le monde numérique exige que les environnements de travail modernes soient alimentés par des informations ou des données non structurées de haute qualité et très accessibles. Cependant, la gestion d’un volume croissant d’informations non structurées dans un environnement hybride représente un défi pour les entreprises. La solution passe nécessairement par une gestion efficace de l’information. Elle permet d’améliorer la visibilité et le contrôle, de renforcer la conformité et de dégager de nouvelles opportunités à partir des informations existantes ».
Présentation des solutions de gestion de l’information
Fort de plus de 30 ans d’expérience en matière de services et de solutions, Canon a développé une offre de solutions de gestion de l’information (IMS) destinée à aider les entreprises à rationaliser les processus et les flux d’informations dans l’ensemble de leur organisation. Les solutions IMS de Canon fournissent aux entreprises la technologie, les services et les conseils nécessaires à la numérisation et à l’hyper-automatisation de leurs processus opérationnels.
Au service d’un large éventail de secteurs d’activité, dont l’industrie manufacturière, la finance, le secteur public et les télécommunications, Canon dispose de l’expertise nécessaire pour offrir des solutions de bout en bout fiables pour un grand nombre de défis en matière de gestion de l’information. Aujourd'hui, Canon compte plus de 300 spécialistes de la gestion de l’information dans la région EMEA, qui accompagnent plus de 2 000 clients européens.
Marc Bory poursuit : « Les entreprises comptent de plus en plus sur les équipes informatiques pour qu’elles les aident à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise grâce à la puissance de la technologie. Qu’il s’agisse d’une banque, d’un commerçant, d’une startup ou d’un grand groupe, la manière dont votre entreprise collecte, traite et fournit les informations est essentielle à son succès global. Canon IMS aide nos clients à prendre le contrôle de leurs processus d’information et de documentation, à débloquer de nouvelles synergies et à atteindre la croissance durable désormais attendue ».
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