Noyées sous les données : pourquoi les équipes financières doivent repenser la gestion de l'information

Car si la transformation numérique a profondément remodelé de nombreux domaines de l'entreprise, les opérations financières, et en particulier la comptabilité fournisseurs, peinent à suivre le rythme. La saisie manuelle des données, les processus de validation fragmentés et la mauvaise intégration des systèmes continuent de constituer des goulots d’étranglement majeurs. Les responsables financiers reconnaissent les avantages de l'automatisation, mais sa mise en œuvre reste inégale, et de nombreuses équipes n'ont encore automatisé qu'une partie de leurs processus.

Le dernier rapport sur les tendances de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs¹ révèle que, si la majorité des entreprises reconnaissent la nécessité de l'automatisation, 74 % d'entre elles fonctionnent encore avec des processus de comptabilité fournisseurs partiellement automatisés. Cela doit changer. Pour les équipes financières, il peut être décourageant de consacrer une majeure partie de leur semaine de travail à des tâches administratives. Et les responsables doivent démontrer que leur service n'est pas seulement un centre de coûts, mais qu'il joue un rôle stratégique essentiel dans la planification, la stratégie et la prise de décisions basées sur les données, au plus haut niveau de l'entreprise.

Plus d'un cinquième des équipes de comptabilité fournisseurs accusent plusieurs mois de retard dans le traitement des factures². Et cela n'est pas anodin : dans un environnement économique instable, savoir précisément combien l'entreprise doit, et quand elle doit être payée, est un facteur déterminant de flexibilité financière. En période d'incertitude, les entreprises qui manquent de visibilité sur leur trésorerie risquent de ne pas pouvoir s'adapter aux évolutions du marché, et de rencontrer des difficultés à accéder à des financements à des conditions avantageuses³.

Les responsables financiers verront des avantages stratégiques considérables dans la transition vers un service financier numérique : une meilleure conformité, une réduction des coûts, mais aussi la possibilité pour leurs équipes hautement qualifiées de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que la planification à long terme, plutôt qu'à la saisie manuelle de données.

Pour les entreprises qui gèrent encore leurs opérations financières manuellement, les inefficacités se manifestent à chaque étape. Les factures arrivent sous divers formats : certaines numériques, d'autres encore sur papier, ce qui nécessite une saisie manuelle avant toute étape de traitement. Les circuits d'approbation sont souvent lents et fragmentés, entraînant retards, paiements manqués et tensions dans les relations avec les fournisseurs. Et ces difficultés ne sont souvent que la partie émergée de l'iceberg.

D’après le rapport sur les tendances en matière de comptabilité fournisseurs, 60 % des factures sont encore saisies manuellement dans les systèmes ERP ou de comptabilité, et 52 % des professionnels de comptabilité fournisseurs consacrent plus de dix heures par semaine au traitement des factures. Ces inefficacités font perdre un temps précieux et génèrent une pression importante sur les équipes financières : 64 % des répondants citent la mauvaise qualité des processus comme leur difficulté principale.

La conformité devient également de plus en plus complexe. Les amendes réglementaires liées aux processus de connaissance client (KYC) et à la gestion du cycle de vie des clients (CLM) ont augmenté de 53 % ces dernières années, selon certaines études⁴. Sans une gestion structurée de l'information et des processus de gestion financière adaptés à un environnement réglementaire en constante évolution, les entreprises s'exposent à des risques financiers et réputationnels évitables.

À l'inverse, les entreprises qui ont adopté des technologies modernes au sein de leur service financier enregistrent de très bons résultats. D'après une étude menée par Ardent Partners⁵, les entreprises les plus performantes en matière d’automatisation de comptabilité fournisseurs réduisent de 79,5 % le coût de traitement des factures et nécessitent un tiers d'effectifs en moins pour gérer les flux de travail associés, comparées aux entreprises moyennes.

Les responsables financiers connaissent bien ces points de friction. Mais les surmonter exige plus qu'une simple amélioration progressive des systèmes et des processus. Cela nécessite un changement fondamental dans la manière dont l'information financière est gérée, accessible et traitée. En résumé, il faut adopter une gestion de l'information plus intelligente.

Les entreprises qui modernisent leur approche de la gestion de l'information peuvent en tirer profit. Et à quoi cela ressemble-t-il concrètement ?

Les entreprises doivent numériser leurs flux de travail financiers, automatiser l'approbation des factures et centraliser la documentation financière. Ce faisant, elles gagnent en contrôle, réduisent leurs coûts et libèrent leurs équipes financières des tâches répétitives pour leur permettre de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

L'un des effets les plus remarquables concerne la rapidité de traitement des factures. Selon l'étude d'Ardent Partners, les entreprises ayant mis en œuvre l'automatisation de leurs processus de comptabilité fournisseurs traitent les factures 81 % plus rapidement, ramenant les délais moyens de traitement de plus de 10 jours à seulement 3 jours dans les services financiers les plus performants.

Au-delà des gains en efficacité opérationnelle, une gestion structurée de l'information permet également d'améliorer la précision et la visibilité financières. L’étude sur les tendances de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs révèle que les entreprises ayant entièrement numérisé leurs flux de travail voient les erreurs de traitement diminuer de 73 % et constatent une amélioration de 40 % de la précision de leurs rapports financiers. Ce niveau de transparence et de fiabilité donne aux responsables financiers les moyens d'exploiter les données pour prendre des décisions commerciales, d’optimiser les fonds de roulement et de renforcer le contrôle financier.

Pour de nombreuses équipes financières, la transition vers un flux de travail entièrement numérisé et automatisé peut sembler être un défi de taille. Sortir des processus manuels et des systèmes hérités ne se résume pas au choix d’une technologie adaptée : cela exige une approche structurée et progressive, alignée sur les objectifs de l’entreprise, limitant les risques et garantissant une adoption fluide.

La transition numérique du service financier ne s'acquiert pas du jour au lendemain. Toutefois, en suivant une feuille de route étape par étape, les équipes financières peuvent limiter les perturbations, accélérer le retour sur investissement et poser les bases d'un succès durable.

• Étape 1 : identifier les inefficacités au sein des services financiers et de la comptabilité fournisseurs
Avant de déployer une solution technologique, les entreprises doivent réaliser un audit de leurs flux de travail et processus existants, afin de cartographier les points de friction : lenteur des approbations, saisie manuelle des données, manque de visibilité sur les activités financières.

• Étape 2 : sélectionner les solutions et les fournisseurs appropriés
Les entreprises doivent privilégier les solutions et les fournisseurs qui sont le plus adaptés à leurs enjeux internes. Le traitement des factures, l'automatisation de la gestion des contrats ou encore les solutions de centre de courrier numérique sont des points de départ courants. Les prestataires expérimentés dans ces domaines proposent non seulement l'automatisation de processus financiers clés, mais aussi l'intégration avec les systèmes ERP et financiers afin de fournir un accès critique en temps réel aux données financières dans l'ensemble de l'entreprise.

• Étape 3 : procéder par étapes
Les transformations numériques les plus réussies s'attaquent souvent tout d'abord aux domaines à fort impact. De nombreuses entreprises initient leur démarche par l'automatisation de la capture et de l’approbation des factures, avant d'étendre la transformation à d’autres fonctions. Cette approche progressive favorise une transition transparente et un retour sur investissement rapide.

• Étape 4 : former les équipes et piloter la gestion du changement
Le fait est que l'automatisation ne peut être qu'aussi efficace que les équipes qui s'en saisissent. Selon l’Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶, les entreprises qui investissent dans une formation structurée et dans la gestion du changement enregistrent un taux d'adoption des systèmes 25 % plus élevé. Il est donc essentiel que les équipes financières comprennent et adoptent pleinement les nouveaux flux de travail numériques.

• Étape 5 : surveiller, optimiser et faire évoluer
Grâce à des tableaux de bord analytiques en temps réel, les équipes financières peuvent suivre les progrès réalisés en matière de réduction des délais de traitement, de diminution des erreurs et d'amélioration de la conformité. Ces données de performances permettent d'affiner les flux de travail et d'assurer une amélioration continue dans le temps.

Pour les équipes financières, adopter une gestion plus intelligente de l'information n'est pas qu'une question d’efficacité : c'est un levier de résilience, de contrôle et d'adaptabilité face à un paysage financier de plus en plus complexe. À mesure que les entreprises évoluent, les flux de travail manuels, les documents financiers éparpillés et les risques liés à la conformité deviennent tout simplement intenables.

Il est temps que le service financier soit reconnu comme un pilier stratégique essentiel au sein de l'entreprise. Partout où se prennent des décisions commerciales, les responsables financiers tournés vers l’avenir doivent être présents pour apporter des analyses basées sur les données et des conseils stratégiques, prouvant ainsi que leur rôle dépasse largement le simple cadre de la comptabilité.