Canon fournit du matériel et des logiciels à l'Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV, que l'on peut traduire par « Agence d'assurance des employés ») depuis trente ans. Au nom du gouvernement néerlandais, l'UWV propose des services sociaux et de protection des employés, notamment la gestion des données relatives à l'emploi et aux avantages sociaux, l'évaluation des maladies et de la capacité de travail des citoyens et le paiement des demandes d'assurance des employés.
En tant qu'autorité administrative responsable de la mise en œuvre nationale des régimes d'assurance des employés, l'UWV joue un rôle crucial en veillant à ce que 1,2 million de familles obtiennent le soutien dont elles ont besoin. Elle envoie actuellement plus de 60 millions de messages par an à ses clients. Il est donc essentiel que l'organisation soit en mesure de communiquer clairement et efficacement avec les destinataires de ces messages, en particulier au sujet des changements réglementaires qui auront un impact sur leur vie.
L'UWV offre une expérience client multicanale exceptionnelle à grande échelle
Objectif
L'UWV avait besoin d'un système de gestion de la communication client de bout en bout capable de créer et de personnaliser des communications plus rapidement et plus facilement, tout en réduisant les coûts.
Défi
L'UWV a fait face à des pressions du gouvernement lui demandant d'en faire toujours plus avec moins de ressources, en veillant à ce que toutes les communications prennent en compte les mises à jour en constante évolution de la législation et des politiques et, plus récemment, avec l'introduction de communications numériques malgré des systèmes informatiques existants vieillissants.
Approche
Canon a mis en œuvre un écosystème de solutions logicielles et matérielles capables de s'intégrer aux systèmes de l'UWV pour leur permettre de produire et de gérer efficacement leurs communications sortantes de bout en bout.
L'UWV utilise un grand nombre de modèles de documents. Ils sont liés à diverses bases de données. Ces données proviennent donc de différents systèmes. Voilà pourquoi la conception ou la personnalisation des modèles nécessite une véritable expertise technique. Les pièces jointes appropriées doivent être ajoutées à chaque modèle et les messages doivent être envoyés aux clients UWV aux formats adaptés via les canaux adéquats.
Pourquoi Canon ?
L'UWV a choisi de travailler avec Canon pour les raisons suivantes :
- Confiance : la collaboration entre Canon et l'UWV remonte à 1991. Les deux entreprises ont donc établi une relation solide basée sur la confiance et le partage de l'expertise
- Expérience : avec à son actif plus de dix ans d'expérience dans la mise en œuvre de solutions de communication client à grande échelle, Canon est l'expert du secteur en ingénierie et orchestration des processus pour ces solutions
- Assistance : grâce à leur expertise technique, Canon et son équipe d'assistance peuvent non seulement obtenir et produire les solutions dont l'UWV a besoin, mais aussi les gérer en son nom
Approche
Solution de communication client globale
Canon a mis en œuvre un écosystème de technologies permettant à l'UWV de produire et de gérer efficacement ses communications clients de bout en bout. Ces technologies ont permis à l'UWV de :
Personnaliser les communications
La solution Quadient Inspire permet à l'UWV d'automatiser la personnalisation des documents afin de prendre en compte la situation actuelle du client, sans intervention de l'utilisateur professionnel.
Automatiser les modèles pour plusieurs canaux
Quadient Inspire créé automatiquement des modèles pour les messages sortants en fonction du canal de destination. L'UWV n'a ainsi plus besoin de formater manuellement les messages pour répondre aux clients ou les contacter.
Planifier et mettre en file d'attente des travaux en toute simplicité
PRISMAproduction permet à l'UWV de contrôler et de gérer l'ensemble de son processus de production de documents grâce à ce système intelligent de gestion de la mise en attente. Un tableau de bord convivial avancé permet à l'UWV de gérer ses tâches quotidiennes et les systèmes exécutant le logiciel PRISMAsatellite.
Imprimer des lettres de manière fiable à grande échelle
L'UWV utilise deux périphériques VarioPRINT 6000 qui prennent en charge jusqu'à 10 millions d'impressions au format A4 par mois pour répondre aux volumes élevés de communications sortantes de l'entreprise.
Centraliser la gestion de la production
La production d'impression est gérée de manière centralisée via PRISMAproduction Server, un système simple de gestion des flux de travail et de diffusion des informations.
Gestion de l'intégration
Canon a aidé l'UWV à intégrer Quadient Inspire pour une intégration plus rapide, plus facile et plus résiliente avec les propres systèmes de l'UWV. L'extraction d'informations des systèmes est ainsi facilitée, afin de fournir des communications personnalisées.
Société de consulting
L'équipe d'assistance de Canon travaille avec l'UWV sur une structure de conseils fixe, en organisant des consultations opérationnelles hebdomadaires, des consultations tactiques avec les fournisseurs et des réunions de service chaque mois.
Atténuation des risques
Canon propose également un contrat de continuité des activités pour les courriers entrants et sortants provenant de l'UWV. Il s'agit d'un service d'assistance qui garantit la prise en charge immédiate de ces processus par Canon en cas de défaillance.
Avantages/résultats
L'UWV utilise un grand nombre de modèles de documents. Ils sont liés à diverses bases de données. Ces données proviennent donc de différents systèmes. Voilà pourquoi la conception ou la personnalisation des modèles nécessite une véritable expertise technique. Les pièces jointes appropriées doivent être ajoutées à chaque modèle et les messages doivent être envoyés aux clients UWV aux formats adaptés via les canaux adéquats.
Communications multicanales simplifiées
L'UWV n'a plus besoin de créer manuellement des modèles de communications conçus pour ses deux canaux. Les messages sont donc transmis plus facilement en fonction des besoins du client.
Atelier d'impression regroupé
Le regroupement de tout le matériel dans un seul atelier d'impression a permis à l'UWV de réduire les problèmes administratifs sur son lieu de travail, de rationaliser les flux de travail, d'améliorer l'efficacité et la productivité de ses employés et de réduire les risques d'erreurs.
Faire plus avec moins
Canon a aidé l'UWV à gagner un temps précieux et à réduire ses coûts en réduisant le temps de gestion demandé aux employés de l'UWV.
Potentiel d'évolution
Les solutions Canon sont conçues pour évoluer en même temps que l'UWV. De nouveaux canaux de distribution pourront donc facilement être ajoutés à l'avenir en fonction des besoins.
Précision et conformité
Les technologies de Canon ont permis à l'importante base de clients de l'UWV de recevoir des communications précises, conformes et prenant en compte leur situation personnelle, ainsi que la réglementation en vigueur.
Transformation fluide
L'UWV a pu bénéficier de nouvelles fonctionnalités sans avoir à passer par le processus complexe et chronophage de suppression ou de refonte de ses systèmes existants.
Produits et solutions connexes
Solutions de communications client
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Automatisation de la production de documents
Automatisez et centralisez la production de documents stratégiques
Quadient Inspire
Créez, gérez et diffusez des communications client cohérentes sur l'ensemble des canaux.
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